Op 25 mei 2018 wordt de nieuwe ‘Algemene Verordening Persoonsgegevens’ (AVG) van kracht. Uiteraard geldt deze ook voor ons als uitzendbureau. Wat betekent dit voor de veiligheid van uw gegevens bij ons? Welke gegevens mogen wij verzamelen en welke rechten heeft u ten aanzien van uw eigen gegevens?

Wat wordt er in de AVG genoemd?

De AVG kent een aantal definities. Hoe kunnen we die vertalen naar de uitzendbranche?

Uitzendondernemer

De uitzendondernemer, dat is A.L.P. Flex B.V. Wij zijn degenen die uw gegevens verzamelen en verwerken.

Verwerken

In de AVG wordt de term ‘verwerken’ vaak gebruikt. Deze term slaat eigenlijk op elke keer dat er iets met privacygevoelige gegevens gedaan wordt. Of gegevens nu bekeken, geordend of zelfs gewist worden: iedere handeling geldt als een ‘verwerking’.

Inlener

De inlener is onze opdrachtgever; degene bij wie u aan de slag gaat wanneer wij voor u een plaatsing regelen.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die zonder twijfel naar u wijzen. Iedereen in Nederland heeft een uniek BSN nummer. Een BSN nummer is dus een persoonsgegeven, het kan niet over iemand anders gaan.

Wanneer mogen welke gegevens verzameld worden en hoe lang mogen die bewaard worden?

Er zijn in de uitzendbranche drie verschillende situaties denkbaar:

  1. U heeft zich ingeschreven bij een uitzendbureau, maar u bent nog niet geplaatst.
  2. U bent ingeschreven bij een uitzendbureau en u bent geplaatst.
  3. U stond ingeschreven bij een uitzendbureau, maar u werkt niet meer via dat uitzendbureau.

Welke gegevens mogen wel en niet verzameld worden als u zich inschrijft?

Wanneer u zich inschrijft bij een uitzendbureau, mogen de volgende gegevens verzameld worden:

  • N.A.W. gegevens
  • E-mail en telefoon
  • Werkervaring en opleidingen
  • Kopie identiteitsbewijs

Wat betreft het identiteitsbewijs is er een speciale extra regel: dit mag slechts vier weken bewaard worden wanneer u nog niet door een uitzendbureau geplaatst bent. Het kan dus zijn dat u zich inschrijft bij een uitzendbureau en een kopie van uw identiteitsbewijs overhandigt maar pas na vijf weken geplaatst wordt. Het uitzendbureau heeft dan uw kopie identiteitsbewijs al vernietigd (dit moet dus na vier weken) en zal u opnieuw om een kopie identiteitsbewijs vragen.

Bij het inschrijven mag het uitzendbureau niet vragen om uw nationaliteit, BSN nummer of (pas)foto. De foto op uw kopie identiteitsbewijs is hiervan wel uitgezonderd. Het BSN nummer mag alleen in uitzonderlijke gevallen gevraagd worden, zoals wanneer het gaat om het voldoen aan het quotum voor mensen met een arbeidsbeperking.

U mag uw pasfoto wel verstrekken aan het uitzendbureau. U kunt dan toestemming geven voor het verwerken daarvan. U houdt dan wel het recht om deze toestemming achteraf in te trekken. Het uitzendbureau moet de pasfoto dan vernietigen.

Het uitzendbureau mag niet vragen naar gegevens over uw gezondheid (of een arbeidshandicap) of uw godsdienst. Het uitzendbureau mag dus niet vragen of u een hoofddoek of keppeltje draagt.

Als u na inschrijving aangeeft dat u toch niet voor het uitzendbureau wilt gaan weken, moet het uitzendbureau alle gegevens over u wissen. Wanneer u nooit voor het uitzendbureau gaat werken maar niet aangeeft dat u niet meer via het uitzendbureau wilt werken moet het uitzendbureau na maximaal twee jaar uw gegevens verwijderen.

Welke gegevens mogen wel en niet verzameld worden als u gaat werken voor het uitzendbureau?

Wanneer een uitzendbureau u ergens geplaatst heeft zijn er meer gegevens nodig. Het uitzendbureau mag dan dus ook meer van u vragen. Het uitzendbureau mag dan bijvoorbeeld ook om uw BSN nummer vragen, omdat zij dat nodig hebben voor bepaalde administratieve zaken zoals het aanmelden bij het UWV. Het uitzendbureau mag uw BSN nummer niet zomaar aan hun opdrachtgever verstrekken. Als het dat al doet, moet duidelijk gemaakt worden waarom dat gebeurt en waarom het dienstverband anders niet mogelijk was geweest.

Zoals eerder beschreven kan het zijn dat het uitzendbureau u opnieuw een identiteitsbewijs vraagt, als uw inschrijving langer dan 4 weken geleden is. De kopie van uw identiteitsbewijs mag nooit aan de opdrachtgever verstrekt worden, behalve wanneer u een uitzendkracht van buiten de EU bent.

En als u ziek bent terwijl u werkt voor het uitzendbureau?

Wanneer u ziek bent mag het uitzendbureau een beperkt aantal dingen vragen:

  • Uw telefoonnummer en adres
  • Hoe lang u in schat ziek te zijn
  • De lopende afspraken en werkzaamheden voor de overdracht aan uw collega’s
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeid gerelateerd ongeval
  • Wanneer het om een re-integratie traject gaat: of er aanpassingen aan de afspraken gemaakt moeten worden

Het uitzendbureau mag niet vragen wat u mankeert of welke klachten u heeft. Ook mag het uitzendbureau geen eigen waarnemingen noteren. Wanneer iemand van het uitzendbureau u opbelt en degene die u aan de lijn het idee heeft dat u minder last van uw klachten heeft dan u zegt te hebben mag dat niet genoteerd worden. Het uitzendbureau mag ook niet vragen of uw verzuim te maken heeft met privé omstandigheden, zoals bijvoorbeeld relatie problemen.

Het staat u vrij om de bovenstaande dingen te vertellen aan het uitzendbureau, maar het uitzendbureau mag deze gegevens niet in een systeem opslaan.

Welke gegevens mag een uitzendbureau nog bewaren als u er niet meer voor werkt?

De meeste gegevens die het uitzendbureau over u heeft, moeten maximaal twee jaar na de laatste dag dat u er voor heeft gewerkt verwijderd worden. Dit geldt echter niet voor alle gegevens. Voor sommige gegevens is het uitzendbureau verplicht een langere bewaartermijn te hanteren:

  • Alle gegevens die een uitzendbureau nodig heeft om de aangifte van uw loonbelasting te doen moeten minimaal 5 jaar na de laatste werkdag worden bewaard. Het gaat hier dan om het BSN nummer, uw geboortedatum en een kopie van het identiteitsbewijs.
  • Als het uitzendbureau eigenrisicodrager is voor de Ziektewet moeten de gegevens over de ziekmeldingen minimaal 5 jaar bewaard worden. Het gaat hier dan niet om medische inhoudelijke gegevens, alleen om de data en de duur van het verzuim.

Welke gegevens mag het uitzendbureau niet aan de opdrachtgever verstrekken?

Het uitzendbureau mag een aantal dingen niet, of alleen onder speciale voorwaarden aan de opdrachtgever verstrekken. Het uitzendbureau mag bijvoorbeeld geen uittreksel van de Basisregistratie Personen aan de opdrachtgever verstrekken. Dit mag alleen als dit echt noodzakelijk is voor het dienstverband en het uitzendbureau moet dit ook kunnen aantonen. Als het uittreksel toch aan de opdrachtgever verstrekt wordt, moeten gegevens over uw nationaliteit, geboorteplaats en burgerlijke staat onleesbaar worden gemaakt.

Het uitzendbureau mag de opdrachtgever niet uw bankrekeningnummer geven. De opdrachtgever mag dit wel direct aan u vragen, maar het staat u dan vrij om dit te weigeren.

Het uitzendbureau mag alleen onder bepaalde voorwaarden een kopie van uw identiteitsbewijs aan de opdrachtgever overhandigen. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer u van buiten de EU afkomstig bent. Dit geldt ook voor het documentnummer van uw identiteitsbewijs (bijvoorbeeld uw paspoort- of rijbewijsnummer).

Het uitzendbureau mag van u een Verklaring Omtrent Gedrag vragen, maar als hieruit blijkt dat u een strafrechtelijk verleden heeft, mag dit niet met de opdrachtgever gedeeld worden.

Het uitzendbureau mag alleen gegevens over uw gezondheid aan de opdrachtgever verstrekken wanneer dat belangrijk is voor de veiligheid tijdens de werkzaamheden. Heeft u bijvoorbeeld epilepsie en moet u op een hoogwerker werken, dan is dit belangrijke informatie voor de veiligheid van uw werkzaamheden.

Gebruik uw gezond verstand als u gegevens verstrekt!

Eigenlijk is de AVG samen te vatten als volgt: er mogen alleen gegevens verzameld en verwerkt (of bewaard) worden die absoluut noodzakelijk zijn. Om u aan een opdrachtgever te kunnen koppelen heeft een uitzendbureau bijvoorbeeld natuurlijk uw naam, telefoonnummer en werkervaring nodig. Dat zijn dus essentiële gegevens. Pas wanneer u daadwerkelijk aan het werk gaat en u dus uitbetaald moet gaan worden heeft het uitzendbureau bijvoorbeeld uw bankrekening nummer nodig. Dus gebruik uw gezonde verstand bij het afgeven van uw gegevens, dan bent u al halverwege!

Graag te maken hebben met een uitzendbureau dat uw privacy serieus neemt? Neem eens contact op met A.L.P. Flex! Schrijf u in als werkzoekende via onze website of stuur een e-mail naar info@alpflex.nl. U kunt natuurlijk ook altijd bellen naar 085 – 487 3440.